Comment faire le bon choix ?
Autrement dit, quelles fonctionnalités sont à prendre en compte pour s’assurer une gestion des courriers infaillible, des courriers affranchis au gramme près, et des tarifs postaux maîtrisés ?
L’achat d’une machine à affranchir doit répondre à des objectifs essentiels : respecter votre budget et faire gagner du temps à votre service de courrier dans l’utilisation de la machine. C’est pourquoi, pour commencer, identifiez tout d’abord les priorités parmi vos besoins - envois de colis et/ou envois de courriers, lettres prioritaires et/ou lettres recommandées, envois en nombre type mailings, courriers publicitaires avec ou sans flamme, envois métropolitains, en Outre-mer ou courriers internationaux…
Une fois vos besoins bien définis, soyez attentif aux points suivants pour faire le bon choix parmi différents modèles de machines :
Caractéristiques de traitement du courrier
Parmi les caractéristiques techniques de votre machine, vérifier notamment le nombre de courriers qu’elle peut traiter à la minute afin d’adapter votre choix aux volumes de courriers que vous traitez. De même, mieux vaut vérifier l’épaisseur des plis pris en charge, pour éviter toute déconvenue. Pensez aussi à vérifier le mode et la qualité d’impression, comme le type de cartouches d’imprimante requises pour un fonctionnement compatible avec votre environnement et vos divers consommables. Enfin, la consommation d’énergie est un autre critère à prendre en compte, à l’heure où les économies et le respect de l’environnement sont des priorités.
Fonctionnalités digitales pour des affranchissements optimisés
Aujourd’hui, les machines à affranchir sont connectées et intelligentes pour piloter rapidement et efficacement vos mises sous pli. Parmi les fonctionnalités indispensables : écran tactile, connexion Wifi, contrôle d’accès, centre de coûts qui permet la saisie et la facturation des frais de port en fonction des comptes définis par l’administrateur.
Le nec plus ultra : une connexion de la machine à un portail web depuis lequel configurer, commander et assurer la maintenance du système à affranchir. Ce type de portail peut aussi vous donner accès à des fonctions statistiques et à l'export des données, l’idéal pour avoir une visibilité sur la consommation, la facturation et les frais postaux, au centime près !
Fonctionnalités pratiques pour expédier plus vite
Pensez à certaines fonctionnalités qui vous simplifient la vie, par exemple la capacité de la machine à effectuer une mise sous pli et un affranchissement de courriers prêts -à-poster dans n’importe quelle boîte aux lettres de rue. Vous évitez ainsi les contraintes de déplacement et d’horaire d’un dépôt au guichet d’un bureau de poste.
Autres fonctions source d’efficacité : le distributeur automatique d’étiquettes, l’impression de flamme publicitaires ou l’alimenteur automatique avec colleur, outre l’affranchissement postal. Ce type de fonctions contribue à vous offrir un service universel avec la machine, bien plus avantageux et source de gain de temps.
Options
Les options vous permettent d’ajuster certains facteurs, notamment la capacité de pesage de la machine. Pensez à l’élever via les options de balance si le traitement de vos plis dépasse les tranches de poids et les grammes prévus par défaut. Certaines options permettent aussi la pesée différentielle qui part de l’ensemble de vos courriers postaux et évalue le poids de chaque pli retiré l’un après l’autre. De quoi adapter finement la machine à votre gestion des courriers.
Certifications
Une certification s’impose, quelle que soit la machine de votre choix : elle doit être agréée par La Poste, seule autorité en matière de machines à affranchir mises sur le marché. Notamment, votre machine doit permettre le télé-relevé des consommations que contrôle la Poste française.
Pensez également à vérifier si votre machine dispose d’une certification en matière d’économie d’énergie – par exemple le label Energy Star. Vous aurez ainsi une garantie d’éco-conception et du respect des normes environnementales.
Toute autre certification de qualité mérite d’être prise en compte. Une machine reconnue sur le marché est avant tout une machine fiable pour expédier vos pli et vous affranchir des problèmes !
